Filing Sistem Adalah
Pertimbangkan Ukuran dan Kapasitas
Pastikan ukuran dan kapasitas filing cabinet sesuai dengan jumlah dokumen yang akan disimpan. Lebih baik memilih lemari arsip yang memiliki ruang lebih untuk penambahan dokumen di masa mendatang.
Keamanan dokumen adalah hal yang krusial. Jadi, pilihlah filing cabinet yang dilengkapi dengan sistem penguncian yang aman. Sebelum membeli, pastikan filing cabinet dilengkapi dengan sistem keamanan yang memadai. Pilihlah yang memiliki kunci atau pengaman elektronik untuk melindungi dokumen penting dari akses yang tidak sah.
Kualitas Laci dan Sistem Penggelinciran
Periksa kualitas laci dan sistem penggelinciran filing cabinet. Pastikan laci dapat digeser dengan lancar dan tanpa hambatan agar memudahkan akses ke dokumen.
Jika Anda memerlukan kabinet yang mudah dipindahkan, pilih kabinet arsip yang dilengkapi dengan roda. Filing cabinet beroda memudahkan Anda memindahkan dokumen dari satu tempat ke tempat lain dengan mudah.
Dalam membeli umumnya Anda pasti sudah memiliki anggarannya. Tetapkanlah anggaran yang sesuai untuk pembelian filing cabinet. Bandingkan juga harga dan fitur dari beberapa pilihan filing cabinet sebelum membuat keputusan akhir.
Review dan Rekomendasi
Lakukan riset online dan baca ulasan dari pengguna lain untuk mengetahui pengalaman mereka dengan filing cabinet tertentu. Rekomendasi dari rekan kerja atau teman yang sudah menggunakan filing cabinet juga bisa menjadi referensi Anda.
Fungsi Filing Cabinet
Dalam dunia bisnis dan kehidupan sehari-hari, dokumen-dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, data karyawan, dan dokumen penting lainnya harus diatur dengan baik agar mudah diakses ketika diperlukan. Itulah mengapa kabinet arsip menjadi bagian penting dari setiap kantor atau ruang kerja.
Filing cabinet umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen bisnis penting untuk mencegah berbagai kerusakan yang dapat disebabkan oleh faktor eksternal seperti kelembaban, serangga atau api.
Namun, tahukah Anda bahwa selain fungsi utama tersebut, filing cabinet memiliki beberapa kegunaan lain untuk kantor. Berikut beberapa fungsi filing cabinet:
Oleh karena itu, lemari arsip merupakan alat yang sangat penting untuk menjaga keamanan, ketertiban, dan kebersihan (K3) di lingkungan kerja atau tempat lain yang membutuhkan penyimpanan dokumen yang rapi dan teratur.
D. Filing Cabinet Tahan Api
Kabinet yang tahan api akan lebih aman daripada jenis lemari lainnya. Untuk memastikan perlindungan ekstra terhadap dokumen-dokumen penting, khususnya untuk kasus perlindungan kecelakaan kebakaran, Anda dapat memilih filing cabinet yang terbuat dari bahan tahan api, atau filing cabinet yang tahan api.
Flat file cabinet digunakan khusus untuk menyimpan karya seni, peta, dan rencana konstruksi. Mereka biasanya memiliki laci datar tanpa sudut, sehingga dokumen besar bisa diletakkan dengan aman.
C. Mobile Filing Cabinets
Filing cabinets bergerak, atau mobile filing cabinets, adalah pilihan ideal untuk ruang kerja yang membutuhkan fleksibilitas. Dilengkapi dengan roda, lemari arsip ini dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sesuai kebutuhan.
Design and Aesthetics
Selain fungsionalitas, pertimbangkan juga desain dan estetika filing cabinet agar sesuai dengan tata ruang dan gaya dekorasi. Pilih yang sesuai dengan gaya dan tampilan keseluruhan ruangan untuk menciptakan suasana yang menyenangkan.
A. Vertical Filing Cabinets
filing cabinets jenis ini memiliki laci yang diletakkan secara vertikal, dengan ukuran yang lebih tinggi daripada lebar. Model ini cocok untuk ruangan yang memiliki luas lantai terbatas, karena desainnya yang memanfaatkan ruang secara efisien.
B. Lateral Filing Cabinets
Berbeda dari vertical filing cabinets, jenis ini memiliki laci yang diletakkan secara horizontal. Lateral filing cabinets biasanya lebih lebar dan lebih pendek, sehingga cocok digunakan untuk menyimpan dokumen yang berukuran besar.
Tips Memilih Filing Cabinet Yang Sesuai
Filing cabinet atau kabinet arsip adalah perabotan kantor yang penting untuk menyimpan dan mengatur dokumen dengan rapi. Namun, dengan berbagai pilihan yang ada, memilih filing cabinet yang sesuai dengan kebutuhan Anda bisa menjadi tugas yang menantang.
Memilih kabinet arsip yang tepat sangat penting untuk mencapai efisiensi dan keteraturan dalam menyimpan dokumen. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih filing cabinet yang tepat:
